Şirketlerin büyük bölümü baskıya ne kadar harcadığını tam olarak bilmez. Toner faturaları satın almadan, tamir ücretleri muhasebeden, kağıt ise kırtasiye bütçesinden ödenir. Yönetilen yazıcı sistemleri bu dağınık giderleri tek bir yerde toplayarak kontrol altına alır.

Yönetilen Yazıcı Sistemi Kısaca Nedir?

Yönetilen yazıcı sistemi; cihazların, sarf malzemelerinin, bakımın ve kullanım takibinin tek bir hizmet sağlayıcı tarafından üstlenildiği modeldir. Şirket cihaz sahibi olmak yerine kullandığı kadar öder. Konunun verimlilik boyutunu MPS ile verimlilik yazımızda ele almıştık; bu yazıda maliyet tarafına odaklanıyoruz.

Tasarruf Sağlanan 6 Kalem

1. Toner stok maliyeti: Farklı model yazıcılar için ayrı ayrı toner stoklamak hem sermaye bağlar hem de kullanılmadan eskiyen kartuşlara yol açar. Yönetilen sistemde toner, cihaz bildirim verdiğinde ya da sayaç takibine göre zamanında gönderilir.

2. Plansız arıza maliyeti: Çağrı bazlı servis ücretleri ve beklenmedik parça masrafları ortadan kalkar; bakım hizmetin parçasıdır.

3. Gereksiz cihaz sayısı: Kullanım analizine göre az kullanılan cihazlar kaldırılır, filo küçülür.

4. Yüksek sayfa maliyetli cihazlar: Masaüstü yazıcılardaki pahalı baskı, paylaşımlı cihazlara yönlendirilir.

5. İsraf: Unutulan çıktılar, gereksiz renkli baskılar ve tek taraflı çıktılar kurallarla azaltılır.

6. BT personelinin zamanı: Toner değiştirme, sürücü kurulumu ve arıza takibi için harcanan iç kaynak serbest kalır.

Maliyet Nasıl Ölçülür?

Geçiş öncesinde son bir yılın toner, parça, servis, kağıt ve cihaz amortisman giderlerini toplayın ve toplam basılan sayfa sayısına bölün. Bu size mevcut gerçek sayfa başı maliyetinizi verir. Yönetilen sistem teklifini bu rakamla karşılaştırmak, kararı somut veriye dayandırır.

Teklif Alırken Sorulacak Sorular

  • Sayfa ücretine toner, drum ve bakım parçaları dahil mi?
  • Taahhüt edilen minimum sayfa sayısı var mı?
  • Aylık kullanım raporu veriliyor mu?
  • Arıza müdahale süresi ve yedek cihaz garantisi nedir?

Sonuç

Yönetilen yazıcı sistemleri, baskı maliyetini görünür ve sabit hale getirir. Cetybilişim'in toner, bakım ve servis dahil kiralama paketleri ile aylık baskı giderinizi önceden bilir, sürpriz faturalarla karşılaşmazsınız.